Ces règles sont fixées par l’article 21 de la loi du 6 juillet 1989. Ce guide vous aide à choisir le bon document, à le remplir et à le transmettre sans attester un paiement qui n’a pas eu lieu. La méthode éditoriale de Quittance Facile distingue les sources légales, les exemples fictifs et le fonctionnement de l’outil.
Préparer une quittance gratuite en PDF · Télécharger un modèle vierge
Définition et valeur juridique de la quittance de loyer
La quittance est la reconnaissance, par le bailleur ou son mandataire, du règlement complet de la période indiquée. Elle porte donc sur un fait : un paiement reçu. Son contenu doit permettre de retrouver le logement, les personnes concernées, la période et les sommes acquittées. Le titre « quittance » ne suffit pas si le document décrit en réalité un montant encore à payer. Service Public : obtenir une quittance.
Avant toute édition, rapprochez le montant dû de vos encaissements. Par exemple, pour un loyer de 720 € et des charges de 50 €, vérifiez un règlement total de 770 €. Cet exemple est fictif : il illustre le contrôle à faire, sans présumer des montants de votre bail.
La quittance concerne la période inscrite. Évitez une formule générale telle que « aucune dette envers le bailleur » si vous n’avez pas vérifié l’ensemble de la situation. Le générateur public se limite au loyer et aux charges renseignés pour une période.
Ce que prévoit l’article 21 de la loi du 6 juillet 1989
Pour les locations relevant de ce texte, l’article 21 organise quatre points : la remise gratuite au locataire demandeur, la distinction entre loyer et charges, la transmission dématérialisée avec accord exprès, et le reçu en cas de versement partiel. Aucun frais de gestion de l’avis d’échéance ou de la quittance ne peut être facturé au locataire. Lire l’article 21 sur Légifrance.
Le texte ne fixe pas un jour universel d’envoi mensuel. Une remise automatique choisie par le bailleur est une organisation du service ; elle ne remplace pas la vérification du paiement. Consultez les obligations du bailleur et les repères pour choisir la date d’envoi.
Mentions obligatoires et informations à renseigner
L’exigence expressément écrite à l’article 21 est le détail des sommes versées, en distinguant le loyer des charges. Il ne contient pas une liste de neuf mentions ni une obligation générale de signature manuscrite. Les autres informations ci-dessous forment une checklist pratique pour identifier correctement le document ; elles ne sont pas présentées comme une citation de la loi. Article 21 et modèle de quittance orienté par Service Public vers l’ANIL.
| Information | Contrôle à effectuer |
|---|---|
| Bailleur ou mandataire | Identifier la personne qui reconnaît le paiement et ses coordonnées |
| Locataire | Reprendre les titulaires concernés par le bail, sans inventer un nom |
| Logement | Indiquer l’adresse et, si utile, le numéro de lot ou d’appartement |
| Période | Inscrire les dates auxquelles le règlement se rapporte |
| Loyer hors charges | Reporter le montant réellement dû pour cette période |
| Charges | Les distinguer du loyer, y compris lorsqu’elles sont nulles |
| Total reçu | Vérifier qu’il correspond à la totalité due |
| Paiement et établissement | Distinguer la date du règlement de celle de création du document |
| Signature ou identification de l’émetteur | Vérifier les exigences du destinataire et conserver l’origine du document |
Pour approfondir, utilisez la checklist des mentions de la quittance et le guide sur la signature d’une quittance.
Quittance, reçu partiel et avis d’échéance : quel document choisir ?
Le critère est l’état réel du règlement. La fiche de l’ANIL sur les droits et obligations en location vide distingue le reçu lors d’un paiement partiel de la quittance après règlement intégral.
| Situation fictive : 770 € dus | Document adapté | Ce qu’il constate |
|---|---|---|
| Rien n’est encore payé | Avis d’échéance | La somme appelée pour la période, sans attester son encaissement |
| 500 € sont reçus | Reçu de paiement partiel | Le versement de 500 € ; le solde de la période est de 270 € |
| Les 770 € sont reçus | Quittance de loyer | Le paiement complet de la période |
Une « quittance partielle » est une expression courante mais trompeuse : pour un règlement incomplet, choisissez le reçu prévu par l’article 21. Le guide du paiement partiel fournit un exemple et un PDF à adapter.
Une quittance gratuite pour le locataire
Le coût éventuel du logiciel utilisé par le bailleur ne devient pas un frais de quittance facturable au locataire. L’article 21 impose la transmission gratuite au demandeur et exclut les frais de gestion de la quittance ou de l’avis d’échéance. Texte légal applicable.
Dans Quittance Facile, la création ponctuelle du PDF dans le navigateur est gratuite et sans compte. Les fonctions de gestion et d’envoi ont leur propre présentation tarifaire. Le document remis au locataire doit correspondre au paiement, quel que soit l’outil retenu.
Envoi par email : obtenir l’accord exprès du locataire
L’accord exprès est la condition posée par l’article 21 pour transmettre la quittance sous forme dématérialisée. Une simple adresse email connue n’est pas, à elle seule, la trace d’un accord à cet envoi. Article 21.
Demandez une réponse claire, conservez-la avec le bail et vérifiez l’adresse de destination. Notre guide d’envoi de la quittance par mail propose une formulation à adapter. Si vous programmez les envois, confirmez le paiement intégral de chaque période avant l’exécution.
Le suivi du service distingue la préparation, le traitement, l’acceptation par le prestataire, l’échec et le résultat incertain. « Accepté par le prestataire » ne signifie pas « lu par le locataire ». Consultez le fonctionnement de l’envoi automatique pour comprendre les contrôles effectués.
Créer maintenant le PDF de la période payée
Cas particuliers : adapter le document au bail
Colocation avec bail commun ou baux individuels
Commencez par lire les contrats : une colocation peut reposer sur un bail unique ou sur un contrat propre à chaque colocataire. Cette distinction détermine la dette à rapprocher des versements. Ne déduisez pas du paiement d’une seule quote-part que le loyer entier d’un bail commun est acquitté. Service Public : règles de la colocation. Consultez la quittance en colocation.
Location meublée à titre de résidence principale
L’article 25-3 rend l’article 21 applicable aux logements meublés concernés. Une location meublée n’autorise donc pas à faire payer la quittance ou à attester un règlement incomplet. Article 25-3 en vigueur. Les provisions et forfaits sont à distinguer dans notre guide de la quittance pour un meublé.
Garage ou parking
Un emplacement annexe à un bail d’habitation suit les règles de ce bail. Une location indépendante obéit à un autre cadre contractuel : on ne transpose pas automatiquement toutes les dispositions de la loi de 1989. Vérifiez le lien entre les contrats avant d’utiliser un modèle. Service Public : location d’un garage ou parking.
Local commercial
Un bail commercial a un régime propre. Ce guide et notre générateur d’habitation ne déterminent ni la TVA éventuelle ni les mentions comptables adaptées à votre activité. Faites vérifier le document approprié à votre bail ; n’appliquez pas l’article 21 par défaut. Service Public Entreprendre : contrat de bail commercial.
Hébergement à titre gratuit
En l’absence de loyer, ne créez pas un paiement fictif. Pour justifier qu’une personne habite chez vous, utilisez une attestation d’hébergement correspondant à la réalité. Service Public propose un modèle d’attestation à compléter puis signer.
À quoi sert la quittance pour le locataire ?
Constituer un dossier de location
Les trois dernières quittances font partie des justificatifs de domicile autorisés pour un candidat locataire. Une attestation du précédent bailleur indiquant que les loyers et charges sont à jour peut être prévue dans les conditions décrites par Service Public. Il existe aussi d’autres justificatifs autorisés : l’absence de quittance ne doit pas conduire à en fabriquer une. Liste officielle des pièces d’un dossier de location.
Comprendre une demande de la CAF
L’attestation de loyer CAF décrit notamment le logement et son loyer ; elle n’atteste pas l’encaissement comme une quittance. La déclaration annuelle du loyer demandée au bailleur est encore une démarche à effectuer dans l’espace sécurisé de la CAF. Lisez exactement la demande reçue avant d’envoyer une pièce. CAF : différence entre quittance et attestation de loyer.
Consultez les étapes pour fournir une attestation de loyer CAF avant de choisir la pièce à transmettre.
Préparer une démarche bancaire ou un prêt
La quittance peut contribuer à documenter votre logement, mais elle ne garantit pas l’octroi d’un crédit. Pour un prêt immobilier, la banque évalue l’ensemble de la situation financière ; demandez-lui les justificatifs attendus pour votre dossier. Service Public : obtenir un crédit immobilier. Pour les autres démarches, vérifiez les limites de la quittance comme justificatif de domicile.
Combien de temps conserver les quittances ?
Service Public donne comme repère la durée de la location, puis trois ans, pour les quittances et documents locatifs concernés. Un litige peut justifier de garder les pièces utiles plus longtemps ; ce repère n’est pas une promesse de stockage dans un logiciel. Conservation des papiers personnels.
Classez vos PDF par logement et par année. Gardez une copie récupérable hors de votre compte, sans lien public contenant des données du locataire. Le guide de conservation des quittances détaille cette organisation.
Que faire si le bailleur refuse de délivrer la quittance ?
Vérifiez d’abord que le loyer et les charges de la période sont intégralement réglés. Adressez ensuite une demande écrite qui identifie le logement, les mois concernés et les paiements. Vous pouvez partir du modèle officiel de demande de quittance.
Conservez les échanges et les preuves de versement. Si le désaccord persiste, prenez conseil auprès de l’ADIL de votre département avant de choisir une démarche contentieuse. Nos pages demander une quittance au bailleur et réagir à un refus de quittance vous aident à préparer ce dossier.
L’article 3-4 de la loi du 6 juillet 1989 prévoit aussi un cadre pénal pour les refus et dissimulations d’obligations qu’il vise. Cela ne permet pas de qualifier automatiquement chaque retard de délivrance : le guide consacré au refus du bailleur précise cette distinction et les démarches à préparer.
Modèle téléchargeable et exemple de quittance
Vous pouvez télécharger le modèle vierge en PDF, modifier le modèle Word ou utiliser le modèle Excel. L’aperçu de cette page est un exemple fictif, sans valeur de justificatif.
Le comparatif Word, Excel et PDF à imprimer vous aide à choisir le format selon votre usage.
Le générateur public vous guide sur les montants et le paiement, puis produit le PDF dans votre navigateur. Les noms, adresses et montants saisis ne sont pas envoyés au serveur. Vous téléchargez le fichier et choisissez vous-même à qui le transmettre.
Générer ma quittance de loyer gratuitement
Pour choisir un document adapté, consultez aussi le guide du garage et du parking, le modèle d’avis d’échéance et l’attestation d’hébergement gratuit.
Pour vérifier les montants avant émission, consultez la régularisation des charges locatives et les conditions d’indexation du loyer avec l’IRL. Si un solde reste dû, utilisez les modèles de relance d’un loyer impayé.
Pour préparer un montant sur une période incomplète, utilisez le calculateur de prorata du loyer. Pour une révision annuelle, retrouvez le calculateur IRL.
Pour les sommes versées à l’entrée et à la sortie, consultez le guide dépôt de garantie et dernier loyer. Il distingue le reçu du dépôt, la quittance de la période et le décompte de restitution.
Questions fréquentes
La quittance est-elle obligatoire chaque mois ?
Le bailleur doit la transmettre gratuitement au locataire qui la demande, après règlement intégral. L’article 21 n’impose pas une émission automatique à une date mensuelle unique. Article 21.
Peut-on obtenir une quittance si une partie du loyer manque ?
Pour un paiement partiel, le document prévu est un reçu. La quittance attend le règlement complet de la période. Un versement de 500 € sur 770 € ne doit pas être présenté comme 770 € acquittés. Article 21.
Le locataire peut-il créer sa propre quittance ?
Il peut réunir les informations ou préparer un brouillon, mais la reconnaissance du paiement vient du bailleur ou de son mandataire. Le locataire peut utiliser le modèle officiel pour demander le document.
Faut-il une signature manuscrite sur tous les PDF ?
L’article 21 ne prévoit pas explicitement cette exigence générale. Il faut toutefois identifier l’émetteur et vérifier les conditions de la démarche pour laquelle le justificatif est présenté. Article 21. Notre guide sur la signature détaille cette distinction.
Une quittance est-elle un formulaire Cerfa ?
La ressource officielle de quittance renvoie à un modèle de l’ANIL. Elle est distincte du formulaire d’attestation de loyer destiné à la demande d’aide au logement. Modèle de quittance et attestation de loyer pour l’aide au logement.
Comment corriger une erreur sur une quittance ?
Reprenez les informations vérifiées, rééditez le document et indiquez clairement qu’il corrige la version précédente. Prévenez son destinataire pour éviter que deux versions contradictoires circulent. Cette méthode d’organisation ne dispense pas de vérifier le paiement et le bail.
Est-ce que l’envoi automatique vérifie mon compte bancaire ?
Non. Le mode après confirmation utilise votre déclaration ponctuelle ; le mode à date fixe utilise votre autorisation récurrente, sans nouveau clic mensuel. Vous devez suspendre tout mois impayé. Le calendrier ne constate aucun virement. Le service vérifie aussi le consentement, la période et les fiches actives avant l’envoi. Découvrez les quittances automatiques gratuites.
Le PDF gratuit conserve-t-il les coordonnées du locataire ?
Le générateur public les utilise uniquement dans la mémoire de votre navigateur pour fabriquer le PDF. Il ne les envoie pas au serveur et ne les conserve pas dans le stockage local. Votre copie téléchargée reste sur votre appareil. L’espace avec compte a un fonctionnement distinct, décrit dans la confidentialité.
Passer de la lecture au document
Réunissez le bail et la trace du règlement, choisissez la période, puis contrôlez séparément le loyer et les charges. Si le règlement est complet, vous pouvez créer votre quittance en PDF sans inscription. S’il est partiel, préparez plutôt le reçu correspondant au versement.
Approfondir les règles et les cas pratiques
- Quelles sont les obligations du bailleur pour la quittance ?
- Quittance de loyer : quelles mentions renseigner ?
- Paiement partiel du loyer : délivrer un reçu
- Le bailleur refuse une quittance : que faire ?
- Envoyer une quittance de loyer par mail
- Faut-il signer une quittance de loyer ?
- Quand établir et envoyer une quittance de loyer ?
- Combien de temps garder ses quittances de loyer ?
- Quittance de loyer en colocation : quel document établir ?
- Quittance de loyer pour un meublé : règles et modèle
- Une quittance de loyer suffit-elle comme justificatif de domicile ?
- Comment demander une quittance de loyer ?