Le cadre principal est l’article 23 de la loi du 6 juillet 1989. Pour les forfaits en meublé ou en colocation, consultez respectivement les articles 25-10 et 8-1.
Vérifier d’abord le mode de paiement des charges
| Ce que prévoit le bail | Méthode à suivre |
|---|---|
| Provisions avec régularisation | Comparer les provisions et les charges récupérables justifiées sur la même période |
| Forfait autorisé par le régime du bail | Appliquer le forfait convenu, sans lui ajouter une régularisation de dépenses réelles |
| Formulation ambiguë ou contrat particulier | Faire vérifier le contrat avant de demander un complément |
Un bail meublé peut prévoir des provisions ou un forfait. Le forfait prévu par l’article 25-10 ne donne pas lieu à complément ni à régularisation ultérieure ; son éventuelle révision obéit aux conditions prévues par le texte. En colocation, vérifiez aussi les dispositions propres à l’article 8-1.
Quelles dépenses peuvent entrer dans le décompte ?
L’article 23 vise certaines dépenses de services, d’entretien courant, de menues réparations des éléments communs et d’impositions correspondant à des services dont profite directement le locataire. La liste applicable aux locations privées figure dans le décret n° 87-713 du 26 août 1987.
Ne recopiez donc pas automatiquement toutes les charges de copropriété dans le compte locataire. Pour chaque poste, rapprochez la dépense, sa nature récupérable, la période, le mode de répartition et sa pièce justificative. Une facture payée par le propriétaire ne suffit pas, à elle seule, à établir que tout son montant est récupérable.
Préparez un tableau de travail comportant :
- La nature de la charge et la référence du justificatif.
- La période concernée par la dépense.
- Le montant récupérable retenu, distinct d’une éventuelle part propriétaire.
- La clé de répartition et la part du logement.
- Les provisions appelées, puis leur état de paiement.
Calculer le solde sans confondre régularisation et impayé
Exemple entièrement fictif pour une année complète : 12 provisions de 50 € ont été appelées et réglées, soit 600 €. Les dépenses récupérables justifiées pour le logement s’élèvent à 672 €. La régularisation fait apparaître un complément de 72 €.
| Élément de l’exemple | Montant |
|---|---|
| Provisions annuelles appelées et payées | 600 € |
| Charges récupérables justifiées | 672 € |
| Complément de régularisation | 72 € |
Si les dépenses justifiées avaient été de 564 €, le trop-perçu serait de 36 € à restituer. Le principe de comparaison et de restitution est expliqué par Service Public sur les charges locatives.
Si une provision mensuelle n’a pas été payée, faites apparaître cet impayé séparément. Présenter seulement « dépenses moins sommes encaissées » mélange la régularisation de l’exercice et les provisions déjà appelées mais non réglées. Un décompte lisible évite de réclamer deux fois la même somme.
Communiquer le décompte et permettre la vérification
Exemple avec une provision déjà appelée mais impayée
Reprenons l’exemple fictif de 600 € de provisions appelées et de 672 € de dépenses justifiées. Si seulement 550 € de provisions ont été payés, distinguez 72 € de régularisation et 50 € de provision impayée. Le solde total du décompte est alors 122 €, sous réserve des autres mouvements. Réclamer 122 € de « régularisation », puis ajouter encore les 50 € impayés, compterait deux fois cette provision.
Cette séparation est une méthode de présentation du compte ; elle ne dispense pas de justifier les dépenses et la répartition selon l’article 23.
Décompte préalable et accès aux pièces
L’article 23 impose la communication du décompte par nature de charges un mois avant la régularisation. Dans un immeuble collectif, il faut également indiquer le mode de répartition et, lorsque le texte le prévoit, les informations relatives au chauffage et à l’eau chaude collectifs.
Les justificatifs restent à disposition pendant six mois à compter de l’envoi du décompte, dans des conditions normales. Le locataire peut demander le récapitulatif des charges du logement par voie électronique ou postale. Ces obligations ne se résument pas à inscrire une ligne supplémentaire sur une quittance.
Pour organiser le dossier, conservez ensemble le décompte envoyé, ses annexes et la date de communication. Indiquez concrètement comment les pièces peuvent être consultées, sans exposer les données des autres occupants.
Que faire si la régularisation est tardive ?
Lorsque la régularisation n’a pas été effectuée avant la fin de l’année civile suivant celle de l’exigibilité des charges, le locataire peut demander un paiement par douzièmes. Cette possibilité résulte de l’article 23.
Pour un rappel ancien, vérifiez aussi la prescription et les circonstances du retard avant de réclamer une somme. Service Public détaille la régularisation tardive et ses limites. Une difficulté sur le décompte mérite une vérification auprès de votre ADIL, pas l’ajout automatique d’une dette dans le logiciel.
Quel document remettre après le paiement ?
Le décompte explique le calcul ; la quittance constate un règlement. L’article 21 exige de distinguer loyer et charges et prévoit un reçu en cas de paiement partiel.
Lorsque vous confirmez un paiement, gardez la période de régularisation identifiable. Ne modifiez pas rétroactivement une quittance mensuelle déjà exacte pour y faire apparaître une somme encaissée plus tard. Préparez un document séparé adapté si le versement porte uniquement sur une régularisation annuelle.
Le générateur gratuit de quittance convient à une période d’habitation simple dont le loyer et les charges ont été intégralement payés. Il ne réalise pas le décompte annuel des charges. Notre guide de la quittance explique la différence entre paiement constaté et somme appelée.
Questions fréquentes
Peut-on régulariser des charges payées au forfait ?
Le forfait prévu pour un meublé par l’article 25-10, ou pour une colocation par l’article 8-1, ne donne pas lieu à complément ni à régularisation ultérieure. Vérifiez le régime et la rédaction de votre bail. Article 25-10 ; article 8-1.
Le relevé de copropriété suffit-il pour tout facturer au locataire ?
Il faut identifier les dépenses récupérables et leur part attribuable au logement. Toutes les charges du propriétaire ne sont pas automatiquement récupérables. Article 23 ; liste réglementaire.
Faut-il tenir les factures à disposition ?
Oui. Les pièces justificatives sont tenues à disposition dans des conditions normales pendant six mois à compter de l’envoi du décompte. Article 23.
Une régularisation demandée est-elle déjà une somme quittancée ?
Non. Le calcul d’un complément ne prouve pas son paiement. Vérifiez le versement avant d’en reconnaître l’encaissement et utilisez un reçu lorsque le paiement est partiel. Article 21.
Passer du décompte au suivi des paiements
Avant règlement, préparez un avis d’échéance correctement détaillé. Pour un paiement complet d’une période simple, générez ensuite la quittance PDF.