Une remise gratuite à la demande du locataire
L’article 21 prévoit une transmission sur demande. Il n’impose pas, à lui seul, un envoi automatique le premier jour de chaque mois. Vous pouvez convenir d’une remise régulière et organiser vos contrôles pour éviter au locataire de réclamer chaque document.
Une date de programmation ne justifie toutefois pas de laisser une demande sans examen. La page quand envoyer la quittance distingue l’échéance du bail, la réception du paiement et l’établissement du document. Pour retrouver le cadre général, consultez le guide de la quittance de loyer.
Aucun coût de quittance à facturer au locataire
L’article 21 interdit les frais de gestion de la quittance et de l’avis d’échéance. L’article 4, p) répute également non écrite une clause faisant supporter au locataire des frais de relance ou d’expédition de la quittance. Une clause inscrite dans le bail ne suffit donc pas à autoriser ces frais.
Exemple fictif : un bailleur choisit un logiciel payant pour préparer ses documents. Le coût de cet outil reste distinct du loyer et des charges ; il ne peut pas ajouter une ligne « envoi de quittance : 2 € » à la somme demandée au locataire au titre de cette délivrance.
Le modèle gratuit et le générateur PDF sans compte permettent de préparer une quittance sans abonnement.
Un document adapté au règlement réellement reçu
Avant d’attester le paiement intégral, rapprochez le bail, la période, les sommes dues et les versements reçus. La quittance détaille le loyer et les charges. Lorsque le versement ne solde pas la période, remettez un reçu de paiement partiel, conformément à l’article 21.
Un paiement couvrant plusieurs dettes demande une attention particulière. L’article 1342-10 du Code civil permet au débiteur d’indiquer la dette qu’il entend régler et prévoit des règles d’imputation à défaut. Ne rattachez pas automatiquement tout nouveau virement au mois en cours si son affectation est différente ou contestée.
Une fois le rapprochement effectué, contrôlez les informations à faire figurer sur la quittance. Une régularisation de charges, une aide versée par un tiers ou un trop-perçu ne doit pas être transformé en paiement fictif.
L’accord exprès pour la transmission électronique
L’article 21 subordonne la transmission dématérialisée à l’accord exprès du locataire. Une adresse email dans le bail ne démontre pas, à elle seule, cet accord. Demandez une réponse claire précisant l’adresse retenue et conservez-en la trace.
Notre guide sur l’accord pour recevoir les quittances par mail propose un exemple à adapter. En l’absence d’accord, organisez une autre remise du document. Une préférence du bailleur pour l’email ne supprime pas l’obligation de transmettre la quittance demandée.
Qui répond lorsque le logement est géré par une agence ?
Le texte vise le bailleur ou son mandataire. Précisez dans votre organisation qui vérifie les paiements, établit la quittance et répond aux demandes. Le locataire doit pouvoir identifier son interlocuteur ; deux documents divergents pour le même mois compliquent inutilement la preuve du paiement.
Si un document manque, demandez les périodes concernées et vérifiez l’historique avant de le rééditer. En cas de désaccord persistant, les démarches face à un refus de quittance permettent de constituer un dossier précis.
Dans votre espace Quittance Facile
Dans Quittance Facile, les PDF et l’envoi mensuel automatique sont gratuits. L’autorisation récurrente n’est pas une constatation bancaire : le bailleur doit suspendre une période impayée.
Questions fréquentes
La quittance est-elle obligatoire sans demande du locataire ?
L’article 21 impose sa transmission au locataire qui la demande. Une remise périodique peut être organisée entre les parties, mais le texte ne fixe pas un automatisme mensuel universel.
Puis-je conditionner la quittance au paiement de frais de dossier ?
Non pour les frais liés à sa gestion ou à son expédition : la délivrance demandée est gratuite selon les articles 21 et 4, p). Un autre litige doit être examiné séparément, selon la nature exacte des sommes.
Comment répondre à une demande portant sur plusieurs mois ?
Identifiez les mois avec le modèle de demande, rapprochez les règlements et préparez les documents correspondants. Distinguez la période ancienne de la date réelle d’établissement du document réédité.
Une agence peut-elle remettre la quittance à ma place ?
Oui, l’article 21 vise aussi le mandataire. Vérifiez la répartition des tâches avec votre gestionnaire pour conserver un document et un suivi cohérents.
Où faire examiner une situation litigieuse ?
L’ADIL de votre département peut informer bailleurs et locataires. Préparez le bail, les demandes de quittance, les réponses et les paiements concernés.