Télécharger le modèle Word (.docx)
Remplir le modèle dans Word ou LibreOffice
Ouvrez le fichier et remplacez les zones entre crochets. Renseignez le nom et l’adresse du bailleur, le nom du locataire et l’adresse complète du logement. Reprenez les titulaires du bail concerné, sans réutiliser par erreur les coordonnées d’une autre location.
Indiquez les dates de début et de fin de la période réglée. Séparez le loyer hors charges des charges, puis calculez le total. Le document Word ne calcule pas les montants : pour cette aide, utilisez le modèle Excel ou le générateur de quittance en ligne.
Contrôler le paiement avant de signer ou d’envoyer
Une quittance correspond au règlement complet de la période. Le détail du document doit correspondre à ce qui a été encaissé. Pour une location d’habitation relevant de l’article 21, un versement partiel appelle un reçu. Source : article 21 de la loi du 6 juillet 1989.
Exemple fictif : pour 720 € de loyer et 50 € de charges, le montant à vérifier est 770 €. Si vous n’avez reçu que 700 €, ne laissez pas le texte attestant un règlement intégral. Préparez un reçu de paiement partiel.
Exporter une version PDF lisible
Dans Word, utilisez Fichier → Enregistrer sous et choisissez PDF. Dans LibreOffice Writer, utilisez Fichier → Exporter vers → Exporter au format PDF. Les intitulés peuvent varier légèrement selon la version.
Relisez le PDF exporté : nom, accents, période, montants et sauts de page. Conservez le fichier Word de travail dans un dossier privé. Transmettez de préférence le PDF pour garder la mise en page. L’envoi électronique suppose l’accord exprès du locataire.
Choisir Word lorsque le texte doit être adapté
Word convient lorsque vous devez ajuster la présentation ou renseigner plusieurs titulaires après vérification du bail. Il ne résout pas une question de solidarité ou d’imputation des paiements. Pour une somme calculée et un formulaire guidé, le comparatif Word, Excel et PDF aide à choisir le support.
Si l’export coupe une adresse ou place la signature sur une page vide, revoyez les sauts de ligne et l’aperçu A4, puis ouvrez de nouveau le PDF. N’effacez pas une information utile au seul motif qu’elle dépasse : adaptez d’abord la mise en page.
Questions fréquentes
Le fichier fonctionne-t-il sans abonnement à Quittance Facile ?
Oui. Le téléchargement est libre. Il vous faut seulement un logiciel capable d’ouvrir les fichiers DOCX.
Est-ce un document officiel de l’administration ?
Non. C’est un modèle original du service. Vous pouvez le comparer aux modèles vers lesquels renvoie Service Public.
Puis-je réutiliser le fichier le mois suivant ?
Oui, en vérifiant à nouveau toutes les données. Gardez un exemplaire vierge et enregistrez chaque document sous un nouveau nom pour ne pas écraser votre historique.
Le modèle Word programme-t-il les emails ?
Non. Pour conserver vos baux et programmer les messages, consultez le fonctionnement des quittances automatiques.