Télécharger le modèle Excel (.xlsx)
Renseigner les cellules de saisie
Les cellules jaunes sont destinées à vos informations : parties, logement, période, montants et dates. Remplacez les indications entre crochets. Les montants sont des valeurs numériques affichées en euros avec deux décimales.
La cellule B12 contient le loyer hors charges et B13 les charges. La cellule B14 calcule leur somme avec =SUM(B12:B13). Ne remplacez pas cette formule par un montant tapé à la main. Indiquez en B15 le montant effectivement reçu : le total dû ne constitue pas une preuve d’encaissement.
Vérifier le résultat
Pour un exemple fictif à 720 € de loyer et 50 € de charges, B14 doit afficher 770 €. Si le règlement reçu est différent, recherchez l’écart avant d’établir la quittance. Un versement incomplet doit être constaté par un reçu de paiement partiel, conformément à l’article 21.
Le message de contrôle du classeur compare les montants. Il ne vérifie ni votre banque, ni votre mandat, ni le contenu juridique du bail. Relisez aussi les informations de la quittance, en particulier les noms et la période.
Imprimer ou exporter
Le document est prévu sur une page A4. Ouvrez l’aperçu avant impression après vos modifications : une adresse très longue peut modifier la présentation. Dans Excel, utilisez l’export PDF ou l’enregistrement au format PDF. Dans LibreOffice Calc, choisissez l’export au format PDF.
Conservez une copie du classeur et du PDF dans un espace privé. Le générateur sans inscription est une autre façon de préparer le PDF sans modifier de formule.
Garder une formule et un historique vérifiables
Préservez le classeur vierge et travaillez sur une copie pour chaque période. Si une formule a été effacée, repartez du modèle plutôt que de recopier un ancien total : les charges ou le loyer ont pu changer. Relisez le montant reçu séparément du montant calculé.
Le comparatif des modèles Word, Excel et PDF explique quand privilégier un tableur ou un formulaire guidé. Pour conserver les résultats, classez le PDF final avec la période correspondante ; le guide de conservation propose une méthode de rangement.
Questions fréquentes
Le calcul suffit-il pour valider une quittance ?
Non. Un total correct doit être rapproché d’un règlement réellement reçu pour la bonne période.
Puis-je ajouter une colonne pour tous mes logements ?
Ce fichier prépare une quittance à la fois. Pour gérer plusieurs locations sans mélanger les documents, utilisez un fichier distinct par quittance ou l’espace bailleur.
Pourquoi le contrôle demande-t-il encore de vérifier le paiement ?
Le tableau ne connaît que vos saisies. Même lorsque les montants concordent, vous devez vérifier l’encaissement avant remise du document.
Dois-je partager mon fichier Excel avec le locataire ?
Vous pouvez lui transmettre une version PDF relue afin de conserver la présentation. Vérifiez son accord pour une remise par email.