Recueillir l’accord du locataire
L’article 21 prévoit l’accord exprès pour la transmission dématérialisée. Service Public rappelle aussi la condition d’accord pour le mail.
Vous pouvez demander une réponse explicite à un message tel que :
Acceptez-vous de recevoir les quittances du logement situé [adresse] par email à [adresse email] ? Merci de confirmer votre accord et l’adresse à utiliser.
Conservez la réponse et sa date dans votre suivi. Le simple fait de connaître l’adresse email du locataire n’établit pas, à lui seul, qu’il a accepté ce mode de remise. S’il demande ensuite un autre mode de transmission, mettez à jour votre organisation et désactivez les envois programmés concernés.
Préparer un message et sa pièce jointe
Utilisez un objet précis, par exemple « Quittance de loyer — août 2026 ». Un message court peut indiquer :
Bonjour, vous trouverez en pièce jointe la quittance correspondant au règlement intégral du loyer et des charges de [période] pour votre logement. Cordialement, [bailleur ou mandataire].
Ouvrez la pièce jointe avant envoi. Vérifiez qu’elle concerne le bon locataire, le logement et la période annoncée. N’ajoutez pas d’informations inutiles ni de lien public donnant accès à tous vos documents.
Vérifier le destinataire sans exposer les autres locataires
Préparez un message propre à chaque location. Évitez d’envoyer les quittances de plusieurs logements dans le même email ou de placer tous les locataires en copie visible. Le bon PDF doit être associé au bon destinataire, même lorsque plusieurs loyers portent sur le même montant.
Exemple fictif : deux locations ont un loyer de 720 €. Vérifier uniquement le montant des fichiers ne permet pas de repérer leur inversion. Contrôlez aussi le nom, l’adresse du logement et la période. Après un changement d’email, faites confirmer la nouvelle adresse avant de reprendre les envois.
Le locataire peut accepter une remise électronique sans que cela constitue un accord pour recevoir des messages commerciaux. La demande présentée ici concerne uniquement les quittances du logement indiqué.
Comprendre les retours d’envoi
Dans Quittance Facile, « accepté par le service email » signifie que le prestataire a pris en charge le message. Une distribution confirmée est un retour technique ultérieur lorsqu’il est disponible. Ces états ne prouvent pas que le locataire a lu le PDF.
Une adresse rejetée ou une boîte pleine peut empêcher la remise. Consultez l’historique avant de renvoyer. En cas de résultat incertain, demandez une vérification afin de ne pas provoquer de doublon.
Conserver le PDF remis et le contexte de l’envoi
Gardez une copie du PDF final, du message et de l’accord sur ce mode de remise. Évitez de modifier ensuite le seul exemplaire conservé. Si vous corrigez une quittance, identifiez la version rectifiée et avertissez son destinataire.
Le classement et la conservation des quittances facilitent la recherche d’un document ancien. La valeur d’un écrit électronique dépend notamment de son origine et de son intégrité : l’article 1366 du Code civil fixe ce cadre, que le simple objet d’un email ne suffit pas à démontrer.
Programmer la remise chaque mois
L’envoi automatique nécessite un compte, un bail actif, une autorisation récurrente ou un paiement confirmé, un consentement enregistré et une période non suspendue. Le générateur public crée uniquement le fichier à télécharger. Choisissez un jour d’envoi cohérent avec le contrôle du paiement et consultez le guide de la quittance pour le document à remettre.
Dans votre espace Quittance Facile
Pour les prochains mois, choisissez l’envoi automatique gratuit des quittances. Le mode à date fixe utilise votre autorisation récurrente ; le second mode attend chaque paiement confirmé. Les deux vérifient l’accord électronique et le destinataire avant transmission.
Questions fréquentes
Une quittance peut-elle être envoyée à une adresse Gmail ?
Oui. L’adresse du locataire peut appartenir à un service email courant. Le destinataire n’est pas limité à une adresse de test. Il faut vérifier l’adresse et disposer de son accord.
L’acceptation du message garantit-elle son arrivée dans la boîte principale ?
Non. Un prestataire peut accepter le message sans qu’il soit déjà distribué, et une boîte destinataire peut le classer dans les indésirables.
Qui doit confirmer le paiement ?
Le bailleur ou son mandataire, après vérification de l’encaissement. Le service ne lit pas les comptes bancaires.
Le locataire ne souhaite plus recevoir ses quittances par mail : que faire ?
Enregistrez sa demande, désactivez la programmation email concernée et convenez du mode de remise adapté. L’article 21 permet le dématérialisé avec accord exprès ; l’outil doit rester cohérent avec la situation connue.
Que faire si l’adresse est incorrecte ?
Corrigez-la avec le locataire puis consultez l’état du document et l’assistance avant toute reprise.