La distinction entre contrat unique et plusieurs contrats figure à l’article 8-1 de la loi du 6 juillet 1989. Les règles de délivrance de la quittance restent celles de l’article 21, détaillées dans notre guide principal.
Identifier le contrat avant d’additionner les virements
Reprenez le bail signé et ses éventuels avenants. Identifiez les titulaires pour la période concernée, le logement, le loyer et les charges. Vérifiez ensuite à quelle dette chaque paiement se rapporte : le nom affiché sur le virement ne décrit pas nécessairement la totalité des personnes concernées.
L’article 8-1 définit la colocation et exclut notamment la location consentie exclusivement à des époux ou partenaires de Pacs au moment du contrat initial. Ne traitez donc pas automatiquement toute location à deux noms comme une colocation au sens de ce texte. Définition légale de la colocation.
Bail commun : vérifier le règlement de la période entière
Prenons une situation fictive : Alex et Camille figurent au même bail, avec 900 € de loyer et 100 € de charges. Alex verse 500 €, puis Camille 500 €. Après rapprochement des deux paiements pour la même période, le total attendu de 1 000 € est réglé.
Si seul le premier virement a été reçu, vous disposez d’un paiement de 500 €. Vous ne devez pas en tirer une quittance attestant 1 000 € réglés. Le document de paiement partiel est un reçu, conformément à l’article 21.
Conservez le détail des versements dans votre suivi. Un remboursement entre colocataires ne constitue pas un deuxième encaissement par le bailleur. Le guide du reçu partiel aide à choisir le document tant que le solde manque.
Baux individuels : rattacher chaque document à son contrat
Autre exemple fictif : deux contrats distincts prévoient chacun 450 € de loyer et 50 € de charges. Si Alex règle les 500 € dus pour son contrat et sa période, le contrôle porte sur ce contrat ; le document n’atteste pas que Camille a payé le sien.
Pour rendre le PDF compréhensible, reprenez le nom du titulaire concerné, la référence ou la description de sa location et les montants de son bail. La fiche Service Public sur la colocation présente les deux organisations contractuelles.
Charges, aides et départ d’un colocataire
L’article 8-1 prévoit, selon le contrat, des provisions régularisées ou un forfait de charges. Le forfait prévu dans ce cadre ne donne pas lieu à complément ou régularisation ultérieure. La quittance ne doit pas changer ce choix contractuel en renommant une ligne. Article 8-1, V.
Lors d’un départ, distinguez les titulaires du bail, les périodes et la question de la solidarité. Celle-ci fait l’objet de dispositions spécifiques : une nouvelle présentation du PDF ne la fait pas disparaître. Prenez conseil auprès de l’ADIL si vous devez déterminer les sommes dues après un congé ou un remplacement.
Si la demande concerne les aides au logement, reportez-vous à la page attestation de loyer CAF. Le formulaire administratif et la quittance ne sont pas interchangeables.
Préparer une quittance adaptée à la situation vérifiée
- Identifiez le contrat et ses titulaires à la période considérée.
- Rapprochez les sommes dues des encaissements affectés à cette période.
- Distinguez le loyer et les charges, puis vérifiez le total.
- Relisez les noms et l’adresse dans le PDF final.
- Transmettez le bon document selon les conditions de l’envoi électronique.
Vous pouvez télécharger le modèle Word de quittance pour adapter les noms. Pour une situation simple déjà vérifiée, le générateur gratuit permet aussi de renseigner les titulaires dans le champ locataire.
L’espace Quittance Facile rattache chaque bail à une fiche locataire. Il ne répartit pas automatiquement les quotes-parts, les aides ni les responsabilités entre cotitulaires. Ce périmètre est à connaître avant d’y organiser une colocation complexe.
Pour construire un décompte annuel, consultez le guide des charges récupérables et de leur régularisation.
Relire les destinataires avant un envoi collectif
Un même bail peut comporter plusieurs titulaires, mais cette situation ne justifie pas de joindre les documents d’une autre location au message. Contrôlez séparément les noms figurant dans le PDF et les adresses auxquelles vous le transmettez. Avec des baux individuels, préparez un document propre à chaque contrat.
Pour la transmission dématérialisée, recueillez l’accord exprès prévu par l’article 21. Si vous organisez une remise à plusieurs personnes, conservez une trace des accords et du document transmis ; le seul nom du titulaire d’un virement ne permet pas de choisir tous les destinataires.
Questions fréquentes
Faut-il une quittance par virement ?
Pas nécessairement. Plusieurs virements peuvent régler une seule période du même contrat. Vérifiez le règlement complet de cette période avant de délivrer la quittance ; sinon, remettez un reçu du versement partiel. Article 21.
Peut-on inscrire plusieurs noms sur le document ?
Oui, pour identifier les titulaires concernés par le contrat et la période. Vérifiez l’orthographe et les avenants. Cette mise en forme ne répartit pas à elle seule la dette ni la solidarité.
Le paiement d’une seule part suffit-il avec un bail commun ?
Ce versement seul ne permet pas d’attester que le total de la période du bail commun est payé. Rapprochez tous les encaissements affectés à cette échéance. Le reçu de paiement partiel reste le document approprié lorsque le règlement est incomplet. Article 21.
Le modèle modifie-t-il la solidarité entre colocataires ?
Non. Un modèle de quittance constate un paiement ; les effets de la solidarité et du départ relèvent du bail et de l’article 8-1. Faites examiner la situation contractuelle si elle est incertaine. Article 8-1, VI.
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Après ces contrôles, préparez votre quittance de colocation en PDF. Retrouvez aussi la checklist des mentions pour relire le résultat.