L’article 21 de la loi du 6 juillet 1989 distingue la quittance, le reçu de paiement partiel et les frais de gestion de l’avis d’échéance. Le guide de la quittance aide à choisir le document selon l’état du paiement.
Un appel de paiement, sans reconnaissance d’encaissement
Le mot « échéance » désigne ici le paiement attendu selon le bail. Dans notre modèle, l’avis comporte une période, une date de paiement, le détail loyer/charges et un total appelé. Il n’inclut pas la phrase « atteste avoir reçu » réservée à un constat de paiement.
Exemple fictif : pour le mois de septembre, le bail prévoit 720 € de loyer et 50 € de charges. L’avis annonce 770 € à payer. Si le locataire règle ensuite 500 €, vous établissez un reçu partiel ; vous ne renommez pas simplement cet avis en quittance.
Reprendre la date et les montants du bail
La date de règlement est celle prévue au contrat. L’émission d’un avis n’autorise pas à avancer unilatéralement cette date ni à imposer un mode de paiement interdit. Service Public rappelle que le propriétaire ne peut pas imposer le prélèvement automatique. Paiement du loyer par le locataire.
Avant de préparer votre avis, contrôlez :
- Le logement et les titulaires du bail concernés.
- La période appelée, distincte de la date de création de l’avis.
- Le loyer applicable à cette période, après toute modification légalement vérifiée.
- Le montant et la nature des charges prévues au contrat.
- Les versements déjà reçus, pour éviter un rappel inutile.
Le modèle simple proposé ici ne reconstitue pas un compte locataire sur plusieurs années. Si vous ajoutez un solde ancien, joignez un décompte distinct et vérifiez chaque mouvement.
Télécharger l’avis d’échéance vierge
Le document annonce explicitement qu’il ne constitue pas une quittance. Complétez les champs entre crochets, remplacez les instructions par les données vérifiées, puis relisez le fichier final. Il s’agit d’un modèle privé, pas d’un formulaire administratif agréé.
Formulation à adapter au locataire
Les trois dates à ne pas confondre
Un avis établi le 25 août peut annoncer un loyer couvrant du 1er au 30 septembre et payable le 5 septembre, si c’est ce que prévoit le bail. Cet exemple est fictif : le 5 n’est pas une date légale universelle. La date de création du fichier, la période appelée et le terme de paiement ont chacun leur fonction. L’article 7 impose le paiement aux termes convenus.
Un message factuel, à personnaliser
Le paiement du loyer et des charges de la période [période] est attendu le [date prévue au bail], pour un total de [montant] €. Si vous avez déjà effectué ce règlement, merci de nous indiquer sa date et sa référence afin de faciliter le rapprochement. Cet avis ne confirme aucun encaissement.
Cette rédaction est un exemple de message créé pour le modèle. Elle ne remplace pas les conditions du contrat ni une procédure destinée au recouvrement d’une dette. Gardez une formulation factuelle si le paiement est seulement en cours de rapprochement.
Aucun frais de gestion de l’avis à facturer au locataire
Dans le cadre de l’article 21, les frais de gestion de l’avis d’échéance et de la quittance ne sont pas facturables au locataire. Le coût de votre outil ou de votre organisation interne ne doit donc pas être ajouté au total appelé sous cette forme. Article 21.
Évitez également de confondre une somme justifiée au titre du bail avec une pénalité automatique de retard. Consultez les règles de paiement du loyer sur Service Public avant toute modification du décompte.
Après réception du paiement
Rapprochez le versement de la bonne période. Si le montant total est réglé, préparez la quittance avec les montants effectivement reçus. L’article 21 prévoit sa transmission gratuite au locataire qui la demande et un reçu en cas de paiement partiel.
Le générateur de quittance gratuit produit ce PDF après votre confirmation. Dans l’espace bailleur, la programmation des quittances utilise également une confirmation du paiement ; elle ne transforme pas automatiquement un avis d’échéance en quittance.
Un écart persistant mérite une relance de loyer vérifiée. Avant d’annoncer une hausse, contrôlez la révision annuelle avec l’IRL.
Pour une échéance couvrant une partie de mois, préparez le décompte avec le calculateur de loyer au prorata.
Créer un avis d’échéance PDF directement dans le navigateur, sans compte et sans envoyer les informations saisies au serveur.
Questions fréquentes
Un avis d’échéance est-il une quittance ?
Non. Notre avis décrit une somme appelée. La quittance constate le règlement intégral de la période ; en cas de versement incomplet, l’article 21 prévoit un reçu. Article 21.
Puis-je préparer l’avis avant le début du mois ?
Vous pouvez préparer un appel reprenant les conditions du bail, sans attester un encaissement futur. Vérifiez que la date de paiement et les montants correspondent au contrat avant de le remettre.
Peut-on facturer quelques euros pour envoyer cet avis ?
Les frais de gestion de l’avis d’échéance ne peuvent pas être facturés au locataire dans le cadre de l’article 21. Texte applicable.
Que faire si le locataire a déjà payé ?
Vérifiez la date, la référence et l’affectation du versement avant de relancer. Après rapprochement, utilisez le document correspondant à l’état réel du règlement et évitez d’émettre deux reconnaissances contradictoires.
Préparer la quittance lorsque le règlement est complet
Générer la quittance PDF de la période payée. Retrouvez la différence entre reçu et quittance si le versement reste incomplet.